Епидемијата на задоцнето плаќање на обврските е најголемиот виновник за ставањето клуч на голем број мали и средни компании.
Балансирањето помеѓу Вашиот однос со клиентите и менаџирањето со побарувањата често може кај Вас да предизвик чувство на немоќ.
Ви претставуваме топ 6 совети за како да имате најдобра наплата!
1.Дали проблемот е кај Вас?
И додека најчесто проблемот лежи во неодговорните клиенти, сепак, важно е да проверите дали Вашите фактури се по сите стандарди и дали максимално сте го поедноставиле процесот на плаќање. Проверете ги едноставните работи како жиро сметка, валута, број на фактура, доспеан долг, … – дали се точни и дали е лесно да се најдат на фактурата? Ако фактурирате на големи компании, тие може да имаат строги правила за фактурирање, за да проверат дали се правилно фактурирани и дали ја користите точната валута. Никој не сака да го брка клиентот само за да дознае дека фактурата е погрешна, па затоа два пати проверете ја пред да ја испратите, или пак држете се до формат кој лесно се ажурира. Многу компании нудат софтвер за изработка на фактури за да им помогнат на малите и средни претпријатија да се справат со лошата наплата, па така разгледајте ги сите можности како би ја подобриле наплатата.
2.Бидете едноставни
Направете го фактурирањето што е можно поедноставно со јасно обележување на деталите што им се потребни на клиентите, како што се референтните броеви, банкарските податоци и информациите за контакт. Не заборавајте да го вклучите периодот на плаќање на фактурата. Традиционално ова е 30 дена, но се повеќе станува тренд да се поставуваат рокови од само една или две недели.
Доколку станува збор за редовни клиенти, поттикнете ги да плаќаат електронски. Ова е популарен совет за многу мали и средни претпријатија да се справат со задоцнетите плаќања во модерниот деловен свет. Плаќањето преку интернет е полесно за многу клиенти и често може да го забрза процесот на плаќање.
3.Разговарајте со Вашите клиенти
Разговарајте за Вашите услови за плаќање уште пред да ја заклучите продажбата и започнете да работите на градење на стабилна врска со Вашите клиенти. Јасно објаснете го вашиот процес на фактурирање, како и сите попусти или казни што доаѓаат со него. Ако имате постојани проблеми со клиентот, обидете се да разговарате и да најдете заемно прифатливо решение. Ако готовинскиот тек е проблем, сугерирајте дека постои можност 50% се плати однапред или во строго дефинирани рати. Запомнете дека не сте обврзани да му дадете можност за плаќање на рати на клиентот, но тоа може да помогне во градењето на стабилна врска.
4.Клучот е во проактивноста
Направете јасно дефиниран план за фактурирање кој ќе Ви помогне да го решите проблемот со наплатата. Имајте фиксен ден кога испраќате фактури за да станете предвидливи за клиентот. Ако клиентот не плаќа навреме, бидете проактивни. Честопати сме премногу зафатени да ги бркаме клиентите кои имаат доспеан долг, но факт е дека неколку телефонски разговори ќе ни одземат само неколку минути. Откако ќе се испорача Вашата фактура, часовникот почнува да чука и ваша обврска е да ги запазите крајните рокови. Кога датумот на исплата ќе доспее , испратете потсетник до клиентот. Откако ќе помине крајниот рок, јавете се повторно како би се осигуреле дека фактурата ќе биде платена. Ако се уште нема плаќање, може да размислите за испраќање известување дека согласно законот за финансиска дисциплина нивното неплаќање подлежи на санкции. Мудра одлука е да инвестирате во софтверско решение кое има извештаи за финансиска дисциплина, со што значително би си го олесниле процесот на наплата.
5.Бидете истрајни
Може да биде многу тешко да процените кога треба да се откажете од некој клиент , но практично е невозможно да го решите проблемот со наплатата доколку ги толерирате неплаќачите. Во случај на големи договори или долгорочни проекти, размислете да побарате лична гаранција од Вашите клиенти за да бидете сигурни дека можат да ги реализираат обврските. Исто така, во креативната индустрија станува сè попопуларно компаниите да побараат 50% аванс.
6.Заштитете ја вашата работа
Ажурирајте ги вашите услови за да можете да наплаќате задоцнети плаќања. Ова е одличен почетен чекор кон заштита на Вашата работа и справување со задоцнетите плаќања. Размислете да воведете некој мал процент каматна стапка на неделно или месечно ниво за неплатените фактури . Разговарајте со вашиот сметководител за тоа колку треба да наплаќате и размислите како тоа ќе влијае на Вашиот однос со клиентот пред да го направите тоа. Понекогаш ова е потребно, но често може да создаде и недоверба кај Вашите клиенти.
Ако продавате стока, вреди да се размислува за додавање на клаузула за ретенција во договорот. Ова значи дека ја задржувате сопственоста на стоката додека не се плати, па дури и ако стоката е испорачана.
Клучот за справување со задоцнетите плаќања е во јасно дефинирање на вашите очекувања, водење на јасен и конкретен процес на наплата и проактивност. Односите со клиентите може да бидат кревки, па затоа, пред да се заканувате со било какво правно дејство, осигурете се дека не сте направиле грешка. Но, во текот на кој било од овие процеси, застанете цврсто на земја и заштитете го вашиот бизнис и проток на пари.