Наплата на долговите е процес кој одзема многу време и е скап процес, се трошат време и ресурси кои можат подобро да се искористат за да се заработат пари преку стандардните процеси на бизнисот. Дури и ако најдат време за да ги бркаат должниците, многу сопственици на мали бизниси, сметаат дека процесот е стресен и непријатен и честопати се обидуваат да ја избегнат оваа ситуацијата. Постојат неколку чекори што можете да ги преземете и кои можат да ви помогнат да се справите со овие вообичаени проблеми:
Осигурете се дека вашите информации се јасни и точни за да избегнете доцнења во плаќањето
Постојат моменти кога на повеќето деловни субјекти и компании им е тешко да ги исплатат своите добавувачи на време, сепак, многу често не е проблемот во недостаток на пари туку недостатокот на соодветни информации ја одложува исплатата. Лицето кое ги нарачало производите и услугите знае точно за што однесува фактурата, сепак, лицето од финансии што ќе ја обработува вашата фактура за плаќање може да не знае за каква стока или услуга се поврзани со фактурата. Доколку има несогласувања или недостаток на информации, плаќањето ќе се одложи. Најдобар начин да се избегне ова е да се осигурите дека фактурата и сите придружни документи се јасни и точни.
Потврда за нарачката
Кога примате нарачка, секогаш барајте налог за нарачка или број за нарачка и осигурете се дека овие податоци ги има на вашата фактура. Доколку клиентот не користи систем за нарачки, побарајте потпишана нарачка на хартија и наведете го името на потписникот на Вашата фактура.
Фактури
Вашите фактури треба да бидат јасни и лесни за читање и разбирање. Фактурите секогаш треба да содржат опис на испорачаната стока и услуги, број на нарачка, вашите услови за плаќање, вашето име и адреса, вашиот ДДВ-број, телефонски број за контакт во врска со фактурите. Направете ја фактурата подетална, вклучувајќи ги и датумот на испорака на стоките или услугите и датумот кога очекувате да се плати.
Извештаи за долговите
На крајот на секој месец, испратете им на вашите клиенти месечен извештај во кој детално се наведени сите фактури и износите што Ви ги должат. Многу големи компании плаќаат само на основа на вакви извештаи, па доколку не испратите извештај нема да Ви бидат платени фактурите.
Редовна комуникација со должниците
Ако сте сигурни дека деталите за фактурата се точни и испративте извештај за неисплатени фактури, но сè уште чекате за плаќање, време е да го земете телефонот во раце. Општо, ова е областа од процесот на фактурирање која на повеќето луѓе им е непријатна, а многумина целосно ја игнорираат, но понекогаш ако не остварите контакт по телефон, едноставно нема да бидете исплатени. Правилното структурирање на вашиот повик може да помогне. Добар совет е да спроведете учтив повик, да кажете дека се јавувате за да дознаете дали Вашиот клиент бил целосно задоволен од испорачаните добра или услуги. Полесно е да се спомне темата за плаќање на долгот подоцна во повикот откако ќе знаете дека клиентот нема поплаки. Еве еден пример: „Само што мислев дека нешто не е во ред, бидејќи сè уште не се платени фактурите“. Другата придобивка од овој пристап е да откриеме дали клиентот има вистински проблем со нашите услуги и дали ја одложил исплатата заради тоа.
Бидете упорни
Ако еднаш сте контактирале со Вашиот клиент и потврдиле дека долговите не се спорни, но не е примена договорената исплата, време е да бидете упорен и наметлив. Најдобар начин да го направите ова е со познавање на Вашите законски права и познавање на законодавството за финансиска дисциплина. Ако фактурата не е платена по одреден рок, имате законско право да додадете надомест за камата на оригиналниот износ. Можеби и не мора да одлучите да го направите ова, но тоа е корисна алатка во процесот на преговарање околу наплатата. Законодавството за задоцнето плаќање исто така ви овозможува да ги додадете трошоците за користење на трета страна во наплатата на долговите, и ова е многу моќна алатка за обезбедување на исплата на заостанатите долгови.