Како составен дел на модулот за материјално работење во HELIX софтверското решение постои посебен дел т.н. „Други документи“ во кои се наоѓаат опции за креирање на понуди, профактури и слично, како и можности за следење на реализација на договори за испорака.
Овие опции се групирани во дел за набавки (влезни) и дел за продажба (излезни документи). Во понатамошниот текст ќе бидат објаснети само излезните документи. Како излезни документи се опфатени: барања за понуди (од купувачи), понуди, профактури и резервации.
За гореспоменатите документи според логичниот редослед на проследување, нудат можности за автоматско копирање на документот со неговата содржина (ставки). Секако не мора да бидат застапени сите чекори.
Во овој текст, како пример ќе погледнеме едно барање за понуда, од кое се креира понуда кон купувачот, па потоа профактура и резервација. Последниот чекор е креирањето на фактура од резервацијата. Во секој следен чекор постои можност за копирање на сите ставки, но истите потоа може рачно да се менуваат.
При креирање на било кој од овие документи, задолжително е да се одбере реален магацин во кој би се креирала фактурата како финален чекор од постапката.
По креирањето на барање за понуда, од менито „специјални опции“ избираме „Направи понуда“.
По изборот на кои ставки да се ископираат во понудата, истата се формира и може да се погледне од прегледот на „Понуди / нарачки“. Потоа се прават промени по потреба, како во бр. на документот, датумот или прилагодување на количините. Пожелно е ажурирање и на архивскиот број на документот.
Како следен чекор може од понудата да се изготви профактура.
И во профактурата се прават измени по потреба. Од неа потоа може да се изготви резервација, или веднаш фактура.
Ако се изготвува резервација, треба да се провери системското сетирање за тоа дали резервацијата веднаш да го намали реалниот лагер во магацинот, или само да се евидентира во посебен извештај во лагер листата. Овој извештај се нарекува „Лагер листа со резервирани количини“ и се повикува од лагер листата од менито „Печатења“.
Системското сетирање се наоѓа во табот „Материјално“ во делот „Општо“.
Во понатамошниот текст ќе видиме пример каде ова сетирање е избрано, т.е. резервацијата нема да влијае на стандардниот лагер.
Како последен чекор креираме фактура од резервацијата. При овој процес резервацијата се пребришува. Ако сепак има потреба резервацијата да остане во евиденција, секогаш може да се вратиме еден чекор и фактурата да се креира од профактурата.
Кога има потреба да се следи реализација на испорака на артикли во подолг временски интервал, и притоа има однапред договорени количини и евентуално цени, постои можност да се искористат опциите за креирање на фактури од профактура.
Имено, како профактура се внесуваат сите договорени количини кои треба да се испорачуваат во повеќе наврати во одреден период.
Како пример ќе погледнеме профактура со број на документ „ТЕНДЕР 123“, со договорени количини како на следната слика.
Потоа од оваа профактура креираме фактура со копирање на сите ставки. Ставките оригинално се копираат со вкупната количина, но истите рачно се менуваат, а секако некои ставки може и да се избришат во фактурата.
На овој начин може да се креираат произволен број на фактури од една профактура, а за следливост на реализацијата на договорот има две опции од менито „специјални опции“ во прегледот на профактурите. Првата е „Споредбена реализација“ и е наменета за следење на финансиската реализација како и вкупната количина.
За следење на вкупно испорачаните артикли од сите фактури креирани од дадената профактура се користи опцијата „Реализација по артикли“.
[ratemypost]