Модулот за основни средства се користи за евиденција на сите основни средства со кои располага една фирма и на кои им пресметува амортизација согласно законските прописи.
Со правилен внес на амортизационите групи и основните средства, корисниците имаат можност да добијат пресметка на амортизацијата за период согласно нивните потреби. Исто така постои можност за книжење на автоматската пресметка на амортизација директно во финансов налог, како и можност за преглед на извештаи во печатена форма или експортирани во excel табела.
Дефинирање на Амортизациони групи и Основни средства
Пред да се внесат основните средства потребно е да бидат дефинирани амортизационите групи.
Амортизационите групи, можат да се внесат на два начина:
- Внес на нова амортизациона група. При внес на нова амортизациона група се пополнува шифрата на аморт. група, описот и процентот на годишна амортизација
- Со префрлање на групи од минати години – доколку веќе се внесени во претходната година, истите треба да ископираат и во тековната година.
Доколку станува збор за корисници кои треба да започнат со пополнување на податоци во нов програм – Helix или се внесуваат податоци за нова фирма, пред се треба да се донесе одлука дали сакате програмот да пресметува амортизација од моментот на внесување на средството во употреба, или автоматската пресметка да биде од тековната година, со рачно пополнување на износот за отпис од минати години.
Доколку се пресметува амортизација и за минати години, тогаш треба да се провери од која година е најстарото средство (пр. од 2012 год). Тогаш потребно е во дефиницијата на самите средства да се внесат точните датуми од кои започнала амортизацијата за секое средство поединечно во полето „Датум на внес“. Истовремено, потребен е внес на амортизационите групи од најстарата година (пр. од 2012), и копирање на истите во секоја наредна се до тековната година, за програмот да може соодветно да ја пресмета амортизацијата.
Доколку амортизацијата автоматски се пресметува само за тековната година од која почнува да се користи Helix програмот, тогаш при дефиницијата на основни средства се внесува и отписот од минати години во соодветното поле, додека за датум на внесување се внесува 01/01/(тековна година), н.п. 01/01/2021.
Во листата на основните средства се внесуваат сите основни средства со кои работи една фирма. Во моментот на внесување, средствата може да бидат во фаза на амортизирање (редовни) или пак расходани (отуѓени). Табела во која се внесуваат основните средства изгледа како сликата во прилог:
При внесување на ново средство или на промена на постоечко, се внесуваат и параметрите за амортизациона група (задолжително), набавна вредност и отпис од минати години (задолжително), но по потреба може да се внесат и параметри за конто за книжење на амортизација, организациона единица, локација, итн. Системот пресметува амортизација за зададеното средство од датумот на внесување, додека датум на активација е информативно поле кое обично се користи за датум на првично активирање во минати години. Како што претходно е објаснето, овие датуми може да бидат и исти, а системот да пресметува и за минати години.
Во прегледот на основните средства, со копчето „Докнижување (Ф10)“ се врши зголемување на вредноста на основното средство, заради одредени надградби или модификации. При тоа се отвара преглед кој многу наликува на претходниот за креирање на ново основно средство, со тоа што во овој случај инвентарниот број и преземен од самото основно средство. И во овој случај се пополнуваат истите полиња со параметри, при што овде датум на внесување е датумот од кои се зголемува вредноста на основното средство за набавната вредност на докнижувањето.
Пресметка на амортизација, отуѓување (отпис) на основно средство
За да се пресмета отпис на основните средства, првично се внесува датумот на пресметка во полето го горниот дел на прегледот „На датум (Ф3)“. Потоа со кликање на копчето „Пресметка (Ф6)“ системот ги пресметува сите вредности во табелата, како отпис од минати и отпис од тековна година. Потоа може корисникот по потреба да печати листа на осн. средства, користи филтер за преглед на износи само за одредена амортизациона група, организациона единица, тип, итн…, или да ги експортира податоците од табелата во excel фајл.
Доколку треба одредено средство да се отуѓи, т.е. да се запре пресметката на амортизација за истото, првично се прави пресметка на амортизација заклучно со датумот на отуѓување. При тоа се прави пресметка на отписи за сите средства. Потоа се позиционирате на средството кое треба да се отуѓи, и се клика на копчето „Расход / враќање (Ф8)“, со што избраното средство се префрла од листата на редовни во листата на отуѓени средства. Преглед на овие листи се менува со копчињата „Редовни“ и „Отуѓени“ соодветно. Во моментот кога одредено средство се префрла во листата на отуѓени, пресметката на амортизација за истото запира и износот на отписот ќе остане непроменет со понатамошните пресметки. Исто така записот за датум на отуѓување останува запишан во табелата за секое од отуѓените средства. Доколку се утврди грешка, или средството се враќа во употреба, со повторно притискање на копчето „Расход / враќање (Ф8)“ истото може да се врати во листата на редовни средства.
Оваа постапка се повторува за сите средства кои треба да се отуѓат во текот на годината, со хронолошко повикување на пресметка до датумот на отуѓување за секое средство, негово префрлање во листата на отуѓени, па повторна пресметка со датум на следно отуѓување на следното средство. На крајот на годината, пред префрлање на почетна состојба во следна календарска година, задолжително се повикува уште една пресметка со датум 31/12, со сите преостанати средства во листата на редовни.
Печатењето на листата на основни средства (редовни) може да ги вклучува и отуѓените средства од тековната година, доколку се повикува со избрано сетирање за „Отуѓени“ кое се наоѓа непосредно под табеларниот приказ.
Автоматско книжење на месечна амортизација
За да се користи опцијата за автоматско книжење на амортизација, потребно е на сите средства да биде пополнето полето за конто, кое претходно е дефинирано во контниот план. Исто така треба да биде дефинирано и конто за збирен трошок. Системот дифолтно го предлага контото 4320, но истото лесно може да се промени.
Првиот чекор е подготовка за месечна амортизација, која се повикува од менито од специјални опции. Овде е препорачан период од тековниот месец, но датумите слободно може да се променат.
Потоа се повикува следната опција за автоматско книжење, при што се избира налог во кој треба да се искнижи амортизацијата, како и збирно трошковно конто.
Доколку сите претходни чекори се успешно поминати ќе добиете порака за успешно книжење на амортизација, и истата може да ја проверите во избраниот налог.
Деталното упатство за користење на модулот за основни средства можете да го најдете во комплетната Корисничка документација.