Автоматското праќање на документи овозможува брзо, едноставно и целосно автоматски преку Вашиот Helix да им ги испраќате на Вашите клиенти сите потреби излезни документи: фактури, профактури, понуди… Оваа опција штеди многу време, ја подобрува врската со Вашите коминтенти, ја подобрува комуникацијата и може да придонесе кон подобра наплата. Прочитајте како можете да ја искористите оваа можност.
Упатство за автоматско испраќање на документи од Helix
Пред да започнете да ја користите можноста, пoтребно е да внесете email адреса во основните податоци на Вашата фирма, како и email адреса за комитентите на кои сакате да им испраќате документи перку Вашиот Helix.
Вашата email адреса ја внесувате во Фирми->Избор на фирма->Промена->Емаил
E-mail адресата на Вашите комитенти ги внесувате во шифрарникот на комтитенти во полето за e-mail адреса кај секој комитент:
Опцијата за автоматско испраќање на документи можете да ја користите во „Материјално излез“ и во „Други документи“, односно за сите излезни документи.
Во содржина на излезната калкулација, во горниот десен агол кликате на полето „<<“
Потоа ја избирате опцијата означена со „@“, и кликате на полето „Прати фактура“.
Следно Ви се отвора овој панел:
Програмот автоматски ја повлекува Вашата e-mail адреса и e-mail адресата на коминтентот на кој се однесува фактурата која сакате да ја испратите. Фактурата автоматски е прикачена во pdf формат. Подолу имате поле за слободен опис, односно текстот и пораката која сакате да му ја испратите на комитетот. На пример:
„Почитувани,
Во прилог Ви испраќаме фактура … “
Покрај оваа можност, програмот овозможува да користите предефинирани урнеци кои имате можност самите да ги креирате. Овие урнеци се креираат многу едноставно, со кликање на полето „Сними како нов урнек“:
Тука можете да внесете опис, да зададете предмет кој сакате да им стигнува на Вашите клиенти во e-mail пораката, и истиот може да го зачувате со избор дали сакате овој урнек да се однесува само на одреден комитент или на сите комитенти.
Ова значително Ви го олеснува целиот процес, бидејќи при секое наредно испраќање можете брзо и едноставно само да изберете предифиниран урнек, и само со еден клик на полето „Прати порака“, e-mail пораката со Вашата фактура да му ја испратите на посакуваниот комитент.
Оваа опција можете да ја користите и во „Други документи“, каде програмот Ви овозможува преку истиот принцип, Вашите понуди, профактури… или останати други документи да им ги испраќате автоматски на Вашите комитенти.
Стабилна врска со Вашите комитенти
Вашиот Helix константно се развива во правец на усовршување и подобрување на сите работни процеси. Можноста за автоматско испраќање на документи препорачуваме да почнете да ја користите уште денес, бидејќи сме сигурни дека ќе придонесе кон градење на уште постабилна врска помеѓу Вас и Вашите клиенти. Доколку имате повеќе прашања околу тоа како може да ја користите оваа можност, Ви стоиме на располагање на нашите дежурни телефони 02/2401-204, 2401-205 и 2402-274, на e-mail адресата komunikacija@zonel.com.mk или преку новиот тикет систем.