HELIX софтверското решение се проширува со нови можности во модулот за материјално работење, во делот на изработка и прегледи на авансни и конечни фактури.
Со новите верзии се менуваат приказите на износите за наплата и наплатено кај конечните фактури кои се поврзани со авансни фактури, така што износот за наплата се намалува за износот на авансот кој е поврзан со соодветната фактура, а во колоната за наплатено не се прикажува износот од авансот. За преглед на вкупниот износ на конечната фактура, како и за износот кој е авансно платен, воведени се две нови колони – „Износ од ставки“ и „Наплатено со аванс“. На овој начин зголемена е прегледноста на фактурите за корисниците кои го користат овој начин на работа. Во прегледите на Книга на фактури и Спецификација по комитенти, задржана е прегледноста на износите како и до сега, со што корисниците нема да имаат потешкотии во континуираното следење на салдата и по воведувањето на оваа промена.
Креирање и поврзување на авансни и конечни фактури
Авансна фактура во материјално се креира со сите стандардни опции како и било која друга фактура, со означување на истата како „Авансна“ во третиот таб на формата за нова/промена – „Посебни“. Вака означената фактура ќе биде достапна за поврзување во конечна фактура за истиот комитент, кога таква ќе се изготви. Во содржината на авансната фактура вообичаено има само услужна ставка за авансна уплата.
Ќе креираме повеќе примери на авансни и конечни фактури, и тоа:
- За комитент 0001 ќе има повеќе авансни фактури а една конечна, при што износот на конечната ќе го надминува износот на вкупниот наплатен аванс
- За комитент 0002 ќе има една авансна фактура, а повеќе конечни кои не го надминуваат износот на авансот
- За комитент 0003 ќе има повеќе авансни и повеќе конечни фактури, каде износите ќе бидат парцијално и наизменично распоредувани
Комплетниот пример ќе ги содржи следните фактури:
При креирање на конечна фактура за комитентот 0001, ќе внесеме повеќе ставки во содржината на фактурата, со различни даночни тарифи. Претходно креираните аванси се сите со тарифа за ДДВ од 18%.
При креирање на врската кои авансни наплати се однесуваат за конкретната конечна фактура, во табот „Посебни“ истите се означуваат со *.
Вака креираната конечна фактура е на вкупен износ од 4500 ден. при што истата е делумно платена авансно до износ од 3000 ден., така што во колоната „За наплата“ се прикажува износ 1500 ден.
Книжење на авансни и конечни фактури
Со новата програмска верзија 7.30 на програмот HELIX, додадени се и нови можности во финансиското работење со авансните и конечните фактури.
За детално покажување на овие можности, пред сè ќе креираме 3 нови теркови за автоматско книжење:
- Терк 41 – за книжење на авансните фактури
- Терк 46 – за сторнирање/затворање на износите од авансните фактури при креирање на конечна ф-ра
- Терк 47 – за книжење на конечната фактура согласно нејзината содржина и поединечни износи
Контата кои корисникот ќе одлучи да ги користи за износите на авансната уплата (синтетика 120) односно обврски за примени аванси (синтетика 222), потребно е да бидат пресетирани во системските сетирања – финансово – книжење. Истите секако се вклучени и во претходно споменатите теркови.
Овие сетирања се потребни за правилно поврзување на наплатите на авансните фактури и нивно прикажување во табеларните прегледи.
Откако е евидентирана авансна уплата од некој комитент, се изготвува соодветна авансна фактура за истиот, и на истата и се доделува соодветниот терк за книжење (терк 41 во примерот). При книжење на изводот со авансната уплата, потребно е да се обележи во самата ставка дека се работи за авансна уплата.
За вака означените ставки, опцијата за „затварање по документ“ – Ф2 ќе ги прикаже сите отворени ставки на контото кое е пресетирано за авансната уплата (120), иако се книжи износ на конто за обврски за примени аванси (222). Вака искниженото авансно плаќање се евидентира во прегледот од материјално како „наплатено“, на соодветната авансна фактура.
За книжење на конечните фактури, како што е претходно споменато, се користат два терка – еден стандарден за излез на производи кој се пополнува во полето „терк 3“, а другиот за сторнирање на износите од поврзаните авансни наплати – во ново поле за автоматско книжење „терк 4“.
Книжењето на конечната фактура КФ00001 за комитентот 0001 би формирало записи во финансовиот налог со сторни износи на контото 1201 за вредноста на поврзаните аванси, како и затворање на отворените ставки за одложените приходи (конто 2930) бидејќи приходите се книжат на соодветните конта од конечната фактура (контото 7410 во примерот). Исто така во примерот се забележува дека соодветно се сторнираат претходно искнижените вредности на ДДВ од авансните фактури, и се книжат нови износи согласно ДДВ тарифите на излезените артикли.
Прегледи и други опции од материјално
По креирање на сите авансни и конечни фактури, нивно поврзување и книжење, прегледот во материјално би бил како во следниот пример. Во овој пример е додадена и уште една наплата, на остатокот од конечната фактура на комитентот 0001, на износ од 1500 ден.
Како овој приказ би бил попрегледен, може да се искористи опцијата за групирање, н.п. по шифрата на комитентот. Повеќе детали околу можностите за напредниот табеларен приказ (cx-Grid) има на следниот линк.
Корисниците на програмот кои работат само преку модулот за материјално работење, односно наплатите на фактурите ги вршат преку командите за наплата (Ф4) или масовна наплата, при користење на опцијата за масовна наплата имаат можност да внесат износ кој е поголем од вкупниот износ на долгот за избраниот комитент. Во тој момент програмот нуди дополнителна можност за автоматско генерирање на авансна уплата за остатокот од наплатата за кој нема фактуриран неплатен износ.
Во продолжение е прикажан пример за комитент 0004, кој има фактуриран износ од 3500 ден. (од фактурата бр. Ф00001) а врши уплата на 5000 ден. Системот овозможува автоматско генерирање на фактура со редоследен број по префикс АВ. Во примерот тоа е фактурата АВ00001 на износ од 1500 ден.
