Како да креираме одобрение преку материјално?
Многу често при самото работење имаме потреба од креирање на финансово одобрение кое ќе влијае на целокупниот износ на веќе издадената фактура. Одобренијата имаат функција да го намалат износот за наплата на веќе издадената фактура од материјално. Преку HELIX програмот имаме опција да изработиме одобрение и да го поврземе со конкретно издадената фактура која сакаме да ја намалиме.
Креирањето на одобрение може да го направиме во менито за материјално работење и притоа да избереме одобренија.
Штом влеземе во опцијата за креирање на финансови одобренија добиваме сличен приказ како и на претходните опции како при креирање на фактури.
Од десната страна ни се достапни копчињата за креирање на ново одобрение ( НОВ или ИНСЕРТ од тастатурата), ПРОМЕНА ( се прави промена на основните податоци кои се внесуваат при креирање на самото одобрение), БРИШЕЊЕ ( бришење на одобрението) и содржина Ф10 ( влез во содржината на одобрението)
За да креираме ново одобрение одиме на копчето НОВА
Притоа ни се отвара дополнителен прозорец за внесување на основните податоци на одобрението.
Во полето калкулациски број со ЕНТЕР се генерира автоматско бројче почнувајќи од 0001
Соодветно треба да го внесеме налогот и теркот за книжење на одобрението, со Ф8 го одбираме коминтентот за кого го креираме одобрението ( за коминтентот кој ќе го избереме претходно треба да имаме искреирано излезна фактура која подоцна ќе видиме на кој начин ќе ја поврземе со одобрението кое го креираме)
Во полето по документ го внесуваме бројот на документот, тука исто така си функционира генераторот со Ф5 односно автоматски се пополнува полето по документ почнувајќи од 00001.
Полето забелешка се користи за внесување на некоја сопствена забелешка.
По пополнување на основните податоци на одобрението потврдување на копчето ВО РЕД или Ф9 од тастатурата. Потоа автоматски програмот не пренасочува во содржината на калкулацијата каде што на копчето НОВ се отвара мал дополнителен прозорец каде што соодветно го внесуваме полето опис, износот со ДДВ и тарифата.
Се позиционираме на полето Затварање по документ и со Ф2 од тастатурата добиваме приказ на сите фактури кои ги имаме креирано за коминтентот за кој тековно го креираме одобрението. Значи овдека одбираме која фактура сакаме да биде намалена за износот на одобрението. За да се прикажат фактурите претходно истите треба да бидат искнижени со терк или евентуално да биде евидентирана наплата преку комерцијалното работење.
Со ЕНТЕР ја одбираме потребната калкулација, и истата ќе го пополни полето затварање по документ.
Вака искреираното одобрение го потврдуваме со Во ред Ф9.
По креирањето на одобрението истото го печатиме од долниот дел од екранот на копчето Печати одобрение.
За внесување на нова ставка во одобрението го користиме копчето НОВА, за промена копчето ПРОМЕНА и за целосно бришење на ставката копчето БРИШЕЊЕ.
Доколку сега се вратиме во материјално – излез, ќе забележиме дека износот на фактурата која ја избравме при креирање на одобрението е намален за 1500 денари колку што е износот на финансовото одобрение.
Во материјално – одобренија можеме да користиме уште една опција за автоматско креирање на одобренија за избраните фактури, во овој начин откако ќе ги пополниме основните податоци за креирање на одобрението во содржината потребно е одбереме Специјални опции – автоматско генерирање на одобренија за одбрани фактури
Потоа ќе имаме можност да одбереме за од кој магацин сакаме да ги одбереме фактурите, за кој временски период да се земат во предвид калкулациите и за кој процент треба да се искреира одобрение. И можност за избор дали коминтентот е со подкоминтенти или само на главниот коминтент.
На наредниот прозорец на преглед ги имаме сите фактури кои во избраниот период и избраниот магацин се издадени за конкретниот коминтент, со * од тастатурата имаме можност да направиме селекција на фактурите за кој сакаме да биде искреирано одобрение како што гледаме на сликата горе за 20%.
По направениот избор на фактурите потврдуваме на копчето Во ред.
Се прави автоматско креирање на две ставки соодветно двете избрани фактури.
Искреираното одобрение се печати на копчето за печатење.
Соодветно направените одобренија се менува и износот за наплата на предходно искреираните фактури во материјално – излез.
Автоматско книжење на одобрениe
Одобренијата може да бидат автоматски искнижени со терк, на ист начин како и материјалните калкулации.
Теркот за одобренија се креира во стандардниот шифрарник на теркови („Шифрарник“ –> „Теркови за книжење“). Истиот вообичаено ги содржи контата кои се користени и во теркот за излезни фактури, но задолжително се означува дека се работи за сторно книжење.
Бидејќи едно одобрение може да содржи повеќе ставки, и соодветно на истите се намалуваат побарувањата за повеќе фактури, во контото за книжење на побарувањата од купувачи (н.п. 1200) потребно е да се обележи дека станува збор за книжење „по влезови“.
Повеќе детали за книжењето со теркови може да најдете на следниот линк.
Доделувањето на теркот и книжењето/прекнижувањето на одобренија се врши на ист начин како и кај калкулациите, со можност за масовно доделување на терк и налог на селектирани одобренија, како и нивно книжење. Опциите се во менито „Специјални опции“.
Финансово книжење на одобренија
Со автоматско книжење со терк на одобренијата од материјално, во финансовиот налог се формираат ставки кои покрај стандардните полиња за конто, комитент, износ на должи/побарува, содржина, датуми… се пополнува уште едно специфично поле за „одобрено по документ“. Ова поле го содржи документот за кој се однесува одобрувањето на износот на побарувањето.
Финансово одобрение по фактура може да се генерира и рачно, директно при книжење во финансов налог, при што во овој случај во полето „одобрено по документ“ рачно се внесува содржината (бр. на ф-рата) за која се однесува истото.
За да биде појасно како ова поврзување влијае на понатамошните прегледи во финансово, ќе направиме споредба помеѓу картица за комитент 00002 на конто 1200, со ИОС за истиот комитент.
Како што може да се забележи на картицата, полето содржина на фактурите го носи бројот на соодветната фактура, а на одобрението – бројот на одобрението, но на ИОС се намалува побарувањето по фактурите за соодветниот износ на одобрението.
Опциите за работа со одобренија се составен дел на модулите за материјално и финансово работење во HELIX програмот, од верзија на програмот 6.30 или понова, и истите им следуваат на сите корисници на програмот кои имаат активен пакет на одржување со ЗОНЕЛ Софтвер.