При тековното работење со софтвер за материјална и финансова евиденција, често пати може да дојде до несогласувања помеѓу износите на салдата на артиклите на залиха и финансиските книжења на соодветни аналитики, поготово во случај на производство. Ова може да потекнува од повеќе причини, како на пример поради внесување на влезни или излезни калкулации со постар датум, при што може да дојде до промена на набавната цена кај одредени артикли. Ако претходно има искнижени калкулации од понов датум, потребно е ажурирање на овие книжења како би се усогласиле двете евиденции на состојбата на лагерот и салдата на соодветните конта.
Овие ажурирања може да бидат макотрпни, особено ако се работи за евиденција на производствени калкулации, каде има посебни салда за репроматеријали, готови производи или трговска стока.
Во програмот HELIX постојат повеќе алатки кои го помагаат ажурното следење на евиденциите, како што се опцијата за „упросечување“, опциите за „масовни прекнижувања“ на разни калкулации, како и бројни сервиси за проверка на неискнижени калкулации, двојно книжени калкулации, и слично.
Со програмската верзија 7.20 во програмот е додадена нова моќна алатка за паралелно следење на салдата на залиха на артиклите по магацини, даночни тарифи и видови на артикли. За да може успешно да се користи оваа можност, потребно е да се прифатат неколку принципи во работењето, вклучително и адаптирање на аналитиките на контата на салдата на залиха во контниот план.
Дефинирање на конта во контен план
Контата кои би се користеле за салдата на залиха би требало аналитички да бидат дефинирани на следниот начин:
- Првите три цифри се соодветната синтетика за видот на артиклите – 310 за репроматеријали, 630 за финални производи и 660 за трговска стока. Може во продолжение на синтетиката да се додадат и произволни фиксни аналитички цифри.
- Следните неколку цифри во аналитиката да го означуваат бројот на магацинот
- Последните 1-2 цифри да бидат ознака за ДДВ тарифата
На пример, контото 660012 би се користело за салдо на залиха на трговска стока (660) во магацинот 01, за артикли со ДДВ тарифа 2 која ја користиме за да означуваме 5% ДДВ.
Дефинирање теркови за книжење
Терковите за книжење на материјалните калкулации треба да се прилагодат, како би можело автоматски да се распоредат салдата на соодветните конта. Ова ќе биде објаснето преку примери за повеќе типови на калкулации.
Првиот пример се однесува на книжење на влезна фактура во магацин, при што истата може да содржи репроматеријали и трговска стока, и секако може артиклите да бидат со различни ДДВ тарифи.
На примерот се забележува дека за салдата на залихата се користени две ставки, двете со различни синтетики 310 и 660, со специјален знак „$“ кој е ознака за бројот на магацин, начин на книжење со ознака „+“ што значи книжење по ДДВ тарифи (токму тарифата се додава во аналитиката, што се гледа по ознаката „Т“ во колоната за Тарифа/Процент). Во колоната за вид на производ е дефинирано за кои артикли се однесува ставката во теркот („С“ – сите, „Р“ – репро, „Т“ – трг.стока). Дефиницијата за вид на производ може да се види во самата калкулација, на ниво на секоја ставка, а потекнува од дефиницијата на секој артикал во шифрарникот на производи.
Подетално упатство за начинот на креирање на теркови за книжење има на следниот линк.
Во продолжение се прикажани неколку примери за теркови за книжење за излезни фактури од магацин, преносници од еден во друг магацин, како и теркови за производна калкулација, посебно за утрошок на репро (терк 3), а посебно за креирање на финален производ (терк 2 во калкулацијата).
Кај производните калкулации, како што е веќе спомнато, се користат два терка за книжење, кои се пополнуваат во терк3 и во терк2, како би можело да се разграничи набавниот износ на потрошениот репроматеријал од набавната вредност на готовите производи. Во следниот пример ќе биде прикажано производство на повеќе готови производи во еден работен налог, со дополнителен трошок за производство кој ќе се распореди пропорционално на финалните производи.
Со производната калкулација со број „П00001 И01“, се раздолжува репроматеријал од магацинот 01, со вкупен набавен износ од 14000 (од кои 9000 се артикли со 18% ДДВ, а 5000 се со 5% ДДВ), при што се формираат готови производи во магацинот 03, со вкупен набавен износ од 17500 ден. добиени како сума од набавниот износ на утрошокот на репроматеријалите и трошокот за производство. Поголемиот дел од финалните се со ДДВ 18%, вкупно 15000 ден., додека останатите 2500 ден. се финални производи со 5% ДДВ.
Споредбени извештаи во материјално и финансово работење
Програмот HELIX секогаш изобилувал со прегледи и извештаи за следење на состојби на лагер во материјално, салда на конта во финансово преку аналитички прегледи или збирни биланси. Со новата верзија се додадени уште неколку нови можности. Сега во прегледот на лагер листата во магацин, додаден е нов критериум за филтрирање по вид на артикал, кој кумулативно се додава на другите критериуми. Освен табеларниот преглед кој зависи од критериумите, истите влијаат и на сумарните прегледи на крајните рекапитулари.
Ако сите калкулации во материјално се коректно внесени, со точен тип на ниво на ставките, и калкулациите се искнижени во финансово со коректни теркови, тогаш евиденциите треба да се совпаѓаат. Значи ако ја повикуваме лагер листата за секој магацин засебно, и тоа со филтер по вид на производ, финансиската состојба би требала да одговара на салдото на конкретни аналитики на конта.
Како не би имало потреба ова корисникот го прави за секој магацин и вид на производ, програмот е надграден со нов споредбен извештај, кој овозможува прегледност на сите споредби одеднаш.
Извештајот се наоѓа во главното мени во Материјално – Други извештаи, а потоа се одбира „Книговодствени извештаи“, па се отвара подгрупа на стрелката и се бира „Споредба – Материјално и Финансово“.
Овој извештај е поделен во неколку сегменти. Во централниот дел е самиот табеларен приказ кој ги прикажува вредностите. Над него се наоѓа делот каде се дефинираат аналитиките на контата кои потекнуваат од ДДВ тарифите (во нашите примери тоа се „1“ за 18% и „2“ за 5%).
Во левиот дел се избираат периодот и магацините за кои се генерира извештајот.
Ако целото работење е коректно сложено, последните колони за разлики помеѓу материјалната и финансиската евиденција би биле нули. Ако има износи кај некои ставки, лесно може да се открие од каде потекнува несогласувањето, и истото да се корегира.
Доколку оваа можност за споредбени извештаи сакате да ја имплементирате во вашиот програм кој моментно го користите, покрај претходно посочените измени потребно е да ги ажурирате и тековните податоци. За оваа намена во програмот е додаден нов сервис за доделување на вид на производ во ставки (систем – сервис – материјално – сервис 15).
Сервисот се повикува откако претходно е ажуриран видот кај секој артикал во шифрарникот на производи. Се избира магацинот и и видот на калкулации кои автоматски се ажурираат, како и дали промената да се изврши само на ставки кои воопшто немаат доделен вид, или да се ажурираат сите ставки согласно дефиницијата во шифрарникот.
[ratemypost]