За секој раководител / управител од пресудно значење за развојот на компанијата му е следењето на финансиското работење на одредени сектори, во т.н. профитни центри. Ова за компанијата може да претставуваат различни дејности, области, реони, подружници, итн….Во програмот HELIX постојат повеќе можности за аналитичко следење на приходи и расходи, но пред сè за ваква намена се препорачува користењето на организационите единици.
Освен организационите единици, за аналитика во финансовите извештаи и прегледи може да користат и дополнителни параметри од книжењата, како што се групи на финансови книжења и тип на трошок.
Дефинирање на Организациони Единици
За секоја фирма во HELIX може да се дефинира листа на организациони единици. Тоа се прави преку прозорецот кој се повикува од менито Шифрарници → Организациони единици ( ОЕ )
Во менито Шифрарници → Групи финансови книжења, се дефинираат групи, поделени во две независни категории 1 и 2, кои се оставени на располагање на корисниците за произволна намена. Зависно од доделените групи, во финансиските извештаи може да се повикуваат аналитики по било која од групите, или по двете истовремено. За потребите на дополнителна аналитика во финансово е и тип на трошок, кој може да биде директен или индиректен.
Пополнување на параметри во материјални калкулации
Организационите единици може да користат и во материјалната евиденција, за следење на влезни и излезни калкулации во магацин, како и за следење на моментален лагер. За таа намена во секоја влезна или излезна калкулација има поле за ОЕ, кое се пополнува по потреба. Може на ниво на магацин да се зададе дифолтна вредност за ОЕ која при креирање на нова калкулација во тој магацин автоматски ќе се пополнува во истата.
Дополнителните параметри за аналитика во финансово (групи на фин. книжења и тип на трошок) во материјалните калкулации се пополнуваат во табот „Дополнителни“, а се однесуваат на записите во финансово кои би се формирале од таа калкулација при автоматско книжење со терк. Организационата единица која е доделена на калкулацијата исто така се запишува во соодветните финансиски книжења.
Во прегледите на материјалните калкулации во магацин, може да се врши филтрирање или сортирање по ОЕ преку командите од табеларниот приказ (подетално упатство за команди од табеларен приказ имате на следниот линк). При повикување на лагер листата може да се зададе ОЕ како критериум за филтрирање на лагерот, при што ќе бидат прикажани само оние количини од секој производ кои потекнуваат од влезни или излезни калкулации со зададената организациона единица.
Книжење во финансов налог и финансиски извештаи по ОЕ, групи и тип на трошок
Покрај веќе споменатиот начин на книжење на материјални калкулации со терк, и при рачно книжење на ставки во финансово може да се доделуваат параметрите за ОЕ, групи или тип на трошок.
Сите овие параметри може да прикажуваат во преглед на налогот, но пред сè се наменети за добивање на финансиски извештаи од едно или повеќе конта, аналитички по еден или повеќе параметри. На пример ако сака раководното лице да добие финансиски извештај од повеќе конта со синтетики 740, 741 и 742, од една организациона единица, може да го повика бруто билансот со поставување на параметрите за ОЕ и конто. Во полето за О.Е. се внесува шифрата на орг. единица, а контата може да се зададат во полињата „Од конто“ и „До конто“ (н.п. од „7400“ до „7429“), или да се постави префикс (н.п. префикс „74“)
На сличен начин може да се добие и аналитичка картица за едно конто и тоа само за одбрана ОЕ, група, тип.
За да се добијат сумарни податоци од еден или повеќе критериуми, но групирани по критериумите на еден извештај, може да се користи извештајот за конто, ОЕ, групи и тип, кој се наоѓа во менито Финансово → Извештаи.
Во овој извештај во горниот ред на полиња за филтрирање се задаваат критериумите за кои се повикува извештајот, а во вториот ред се сетираат полињата со критериумите за групирање. На примерот е прикажан збирен извештај за книжења на класа 7, групирани по ОЕ и Група 1.
Резултатот од овој извештај се прикажува табеларно, со можност за експорт во excel фајл.
Затварање на класи 4 и 7 и пренос на салда за почетна состојба во следна година
Книжењето во финансово по ОЕ секако подразбира дека за некое салдо на конто да се смета за книговодствено „затворено“, истото треба да има израмнети износи на „должи“ и „побарува“ за секоја ОЕ засебно (не е доволно само вкупното салдо да биде нула). Ова подразбира на крајот на годината отворените салда на трошковните и приходните конта, т.е. класите 4 и 7, да бидат соодветно затворени.
Опцијата за автоматско затворање на класа 4 и 7 во Helix нуди избор дали истото да се изврши по организациони единици, што во споменатиот случај треба и да се избере.
Соодветно на начинот на работење треба да се изврши и процесот на префрлање на салда во почетен налог од следната година. Ова подразбира да во почетниот налог за секое конто кое има „отворено“ салдо по ОЕ, се префрли истото за секоја организациона единица засебно.
Освен за префрлањето на финансиската состојба во следната година, евиденцијата по ОЕ може да се префрли и за пренесениот лагер во материјално.
Изборот за начин на префрлање на почетна состојба по ОЕ се врши во последната фаза од процесот за автоматско префрлање на ПС. Во формата каде што се избираат салдата, со кликање на „Опции“ се отвара изборникот за начин на префрлање на соодветните салда односно лагер.
Подетално упатство за процесот на автоматско префрлање на почетна состојба може да најдете на следниот линк.