Со глобалниот раст на секторот на услужни дејности, се повеќе компании се ориентираат кон понуда на услуги за своите комитенти. Ако на тоа се додаде и фактот дека HELIX софтверското решение е особено прилагодено на потребите на компаниите кои нудат сметководствени услуги, тимот на ЗОНЕЛ Софтвер одлучи да развие и имплементира нов автоматски процес на генерирање на периодични (месечни) фактури за комитенти, со предефинири услуги.
Оваа нова опција во софтверот е достапна со програмската верзија 7.10 која им следува на корисниците со активно одржување во ЗОНЕЛ Софтвер.
Предефинирање на податоци
Како би можела да се користи опцијата за автоматско генерирање на услужни фактури, потребно е претходно да се предефинираат одредени податоци. Потребно е во шифрарникот на услуги да бидат дефинирани сите услуги кои ќе се користат во автоматско генерираните месечни фактури, како и да се дефинира кои услуги за кои комитенти ќе се фактурираат, и со кои цени.
Дефинирање на услуги
Во шифрарникот на услуги се дефинираат сите услуги кои ќе се користат при автоматското генерирање на фактури, со задолжително внесување на шифра на услуга, опис и даночна тарифа (процент). Дополнително може да се внесе и дифолтна цена на услугата (која се внесува без ДДВ), како и некои пропратни податоци кои може евентуално да бидат понатаму користени за друга намена, како што е добавувач на услуга или тип на услуга.
Шифрата на секоја услуга мора да биде уникатна. Цената која се внесува во шифрарникот би се повлекувала во фактури за комитенти за кои не е дефинирана друга поинаква цена за дадената услуга.
Полето за добавувач на услуга е опционално, и е од информативен карактер.
Полето за тип на услуга е поврзано со засебен модул во финансово за книжење по типови на услуги, и истото нема да биде видливо за комитенти кои го немаат овој модул.
Доделување на услуги на комитенти
Автоматското генерирање на услужни фактури ќе се однесува само на комитентите за кои има доделено услуги за оваа намена. Доделувањето на услугите се врши во шифрарникот на комитенти, во менито „Особини“, и се однесува на комитентот на кој е позициониран покажувачот (стрелката во првата колона).
При повикување на оваа опција се отвара посебна форма за внесување на услугите. Со копчињата во долниот дел на формата се додаваат, менуваат или бришат дефинираните услуги.
Како што претходно е спомнато услугите се додаваат со избор од шифрарникот на услуги, каде првично се нуди цената од шифрарникот да се запише фиксно како цена за избраниот комитент, која корисникот може и да ја промени и потоа да се запише за соодветниот комитент. Доколку сака корисникот цената на услугата да не биде дефинирана на ниво на комитент, туку истата да се повлекува од шифрарникот на услуги при креирањето на фактурите, тогаш во полето за цена внесува нула. На овој начин е овозможено полесно менување на цените кај сите комитенти наеднаш, со промена во шифрарникот.
Освен шифрата и цената, задолжително е да се пополни и денот на фактурирање, што преставува денот во месецот на кој оваа услуга треба да се фактурира во нова месечна фактура за избраниот комитент.
Масовно креирање фактури по комитенти
Опцијата со која се повикува автоматското креирање на фактурите се наоѓа во прегледот на услужни фактури, во менито „Специјални опции“. Со нејзино повикување на средината од екранот се појавува ново прозорче за избор на период на фактурирање, како и за критериум за датум на фактурирање на услугите кои ќе бидат опфатени со избраниот период.
Ова подетално ќе го објасниме во вториот пример, а првично ќе ја повикаме опцијата за масовно фактурирање за 10 дневен период, и со датум на фактурирање од тековниот ден. Согласно претходно доделените услуги на комитентите и цените на истите, се формираат фактури за секој комитент кој во избраниот период има доспевање на услуги за фактурирање (и кои секако не се веќе фактурирани). Датумот на валута на фактурите се формира врз основа на дефинираниот рок за плаќање во шифрарникот на комитенти.
Сега ќе ја видиме и другата опција, со избор на датум на фактурирање. Повторно повикуваме период на фактурирање да биде од 01.12.2020 до 10.12.2020, но овој пат сетираме датумот на фактурирање да биде „со избор“. Со ова во полето од левата страна се појавуваат сите датуми за кои има услуги кои би требало да бидат фактурирани. Согласно нашиот пример тоа се датумите 08.12.2020, 09.12.2020 и 10.12.2020.
Системот првично предлага да за секој од овие датуми соодветно се генерираат фактури со предефинираните услуги. Но бидејќи 08.12.2020 во нашата држава е празник, ние можеме да го промениме датумот со кој би се формирале фактурите кој инаку се фактурираат на 8-ми во месецот, за овој месец да се генерираат со датум 09.12.2020.
Услугите кои се предефинирани на 9-ти и 10-ти во месецот ќе си останат непроменети.
Согласно ова сетирање сега ќе се формираат фактури со различни датуми, но со валута која повторно зависи од претходно дефинираниот рок на плаќање за секој од комитентите засебно.
По повикувањето на опцијата за масовно креирање фактури по комитенти, кај секоја доделена услуга на комитент која е опфатена со претходниот процес, се ажурира датумот на последното фактурирање, како не би дошло до повторно генерирање на истата услуга за веќе фактурираниот период.